Faglighed og Fleksibilitet

En hardtalk med Trine Ravn, partner i TN Financial Services, om faglighed og fleksibilitet i en tid, hvor hotelbranchen boomer.

Af Kim Wong

Outsourcing har længe været et mantra i hospitality-sektoren, og det er ikke blevet mindre aktuelt i en tid, hvor arbejdskraften ikke hænger på træerne – og branchen boomer.

Økonomi- og lønadministrationen bliver imidlertid ofte betragtet som et administrativt kerneområde, som hoteller stadig gerne beholder i eget regi. Men for hvilken type hoteller er det en fordel at udlicitere sin administration – og hvordan fungerer samarbejdet i det daglige?

Som ansat i TN Financial Services siden 2017, og ny partner i virksomheden siden 2022, har Trine Ravn indgående erfaring med at tilbyde totalpakker for økonomi- og lønadministration til et bredt spektrum af landets hoteller.

Foto: Sebastian Coman, Unsplash

Trine Ravn, Partner TN Financial Services

Er der hotelsegmenter, for hvem der er særlige fordele ved at udlicitere deres økonomi- og lønadministration – og er der omvendt også segmenter, for hvem det er mindre oplagt? 

Det er klart, at de største danske kæder slet ikke er et segment for outsourcing af økonomi- og lønadministration. De er store nok til selv at kunne løfte opgaven. Udenlandske kæder er dog ved at vinde fodfæste især i København, og for disse internationale spillere kan det være ekstra vigtigt at have adgang til et lokalt team med indgående kendskab til de danske arbejdsmarkedsforhold. Det kan være rigtigt svært at centralisere funktioner som lønadministration, lønkompensation og kommunikation med de danske myndigheder, hvis virksomhedens hovedsæde ligger i Tyskland eksempelvis.

Ser vi på det store danske segment af stand-alone hoteller, så er udlicitering af de administrative opgaver også en fordel for dem. Hoteller skal være rigtigt store for at retfærdiggøre ansættelse af mere end én person i administrationsafdelingen, og på den måde bliver hotellet meget afhængig af en – eller måske to – personer.

Ved at outsource funktionen til os, vil hotellet imidlertid opleve langt større fleksibilitet og mindre risiko i det daglige. De behøver ikke længere tænke på, at en administrationsansat eksempelvis skal på ferie, er syg eller skal på barsel. Vi tilbyder ganske enkelt den tryghed, at vores service altid er tilgængelig.

“Det kan være rigtigt svært at centralisere funktioner som lønadministration, lønkompensation og kommunikation med de danske myndigheder, hvis virksomhedens hovedsæde ligger i Tyskland eksempelvis.”

Hotelsektoren vil formentlig opleve stor vækst i de kommende år, hvilket kan føre til at nyansatte i administrative stillinger måske ofte kommer fra helt andre brancher. Hvordan vil du beskrive jeres branchekendskab?

Vi kommer med en kæmpe erfaring. Ved at samle mange hoteller i vores portefølje, skaber vi tryghed for alle parter. Vi har stor faglighed, og selvom vi behandler alle informationer fra alle hotellerne med fuldt fortrolighed, så kan vi naturligvis se nogle generelle mønstre og sammenligne brancheudviklingen på tværs af vores portefølje. Nogle løsninger virker måske i et bestemt segment men ikke i et andet.

Vi har også bred erfaring med administration af overenskomster – ofte med personlig kontakt til henholdsvis fagforening og arbejdsgiverforening, så vi hurtigt kan løse de administrative udfordringer, der måtte opstå. Vores sparring med hotellerne er vigtig. Den løbende kommunikation i form af eksempelvis månedsrapporter gør, at vi på mange planer er medspillere i hotellernes strategiske overvejelser.

Hoteller har ofte i forvejen abonnement på en række administrative systemer. Hvor kompatibel er jeres serviceydelser med de forskellige elektroniske løsninger, der findes på markedet? 

Som udgangspunkt benytter vi os altid af kundens systemer. Der ligger noget historik i at beholde hotellernes integrerede systemer og deres indhold. Markedet for administrative systemer til hotelbranchen er begrænset, og vi har faktisk ikke været ude for et system, som vi ikke i forvejen kendte. Men hvis et hotel derimod oplever problemer med deres systemer og ønsker at skifte, så er det en anden sag. Så har vi ekspertisen til både at rådgive og implementere nyt.

Hoteller udliciterer mange daglige funktioner, eksempelvis housekeeping. Men er der ikke brug for en kerneadministration på hotellerne, så de ansatte oplever en følelse af tilhørsforhold og kontinuitet?

Mange hotelmedarbejdere betragter os faktisk som en del af deres eget interne team. Det ekstra vi kan tilbyde er vores fleksibilitet. Med både vores brede erfaring og vores lokalkendskab på hotellerne kan vi ofte løse problemer her og nu for medarbejderne også uden for almindelig arbejdstid, eller på tidspunkter hvor deres afdelingsleder måske ikke er på job. Dette er særligt vigtigt i en tid med underbemanding på hotellerne. Mange hotelansatte er også udlændinge, og de har ofte særligt behov for hurtig og gerne direkte vejledning.

Vi gør tingene enkle i stedet for at komplicere dem – og det betyder meget for medarbejderne. Forskellen på at indgå en aftale med os frem for set at ansætte administrationspersonale er måske nok, at vi som ekstern partner er meget mere opmærksomme på, at det netop er en serviceydelse vi tilbyder.